Een voordracht voor decoratie kan op twee manieren worden gedaan.

• Door de directe meerdere, waaronder de decorandus gediend heeft, of door een nog hogere autoriteit;
• Door de aanvrager zélf, als deze meent door zijn daden hiervoor in aanmerking te komen.

Voor beide gevallen geldt dat de daden, op grond waarvan de voordracht wordt gedaan, niet langer dan vijf jaar geleden verricht mogen zijn. In alle gevallen zijn getuigenverklaringen van groot belang. Anders dan bij de Civiele Orden kunnen dapperheidsonderscheidingen ook posthuum worden toegekend.

Advies door het Kapittel der Militaire Willems-Orde

De minister van Defensie stuurt de voordracht voor advies naar het Kapittel der Militaire Willems-Orde. Het Kapittel weegt de daden en de verklaringen, en adviseert óf en zo ja, in welke graad de decoratie wordt toegekend. Het advies van het Kapittel weegt zwaar. Als de minister ervan wil afwijken, zal hij goede argumenten moeten hebben.

Voordracht aan H.M. de Koningin en koninklijk besluit

De minister van Defensie doet een voordracht aan de Grootmeester van de Orde: H.M. de Koningin. Deze voordracht wordt begeleid door een koninklijk besluit, dat getekend wordt door H.M. de Koningin. Vervolgens tekent ook de minister van Defensie het koninklijk besluit, het zogenoemde 'contraseign'. Daarna kan de decoratie met bijbehorend diploma worden uitgereikt. De voorschriften voor de uitreiking wordt nauwgezet beschreven in het Ordereglement.