Een voorstel voor een Koninklijke onderscheiding moet worden ingediend bij de minister van Buitenlandse Zaken. Dit voorstel kan ook worden gezonden via een van de Nederlandse ambassadeurs in het buitenland. De minister zendt het voorstel naar het Kapittel voor de Civiele Orden. Vervolgens loopt de procedure op gelijke wijze als voorstellen voor in Nederland woonachtige personen.

De beslissing over een voordracht aan H.M. de Koningin is in handen van de minister van Buitenlandse Zaken. Deze procedure geldt ook voor de in Nederland verblijvende buitenlandse diplomaten en buitenlandse militairen. Indien het een buitenlandse militair betreft, besluit de minister van Buitenlandse Zaken over de voordracht in overeenstemming met zijn collega van Defensie.