De minister baseert zijn beslissing op het dossier en advies van het Kapittel voor de Civiele Orden. Het Kapittel stuurt dit advies overigens naar de minister 'die het aangaat'. Dat wil zeggen de minister die naar het oordeel van het Kapittel politiek verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop het zwaartepunt van de verdiensten van de decorandus ligt. Voorstellen voor personen die activiteiten op meerdere terreinen hebben ontplooid zonder dat daarin een specifiek zwaartepunt is te onderkennen, worden gezonden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Een minister, die het niet eens is met het advies van het Kapittel, kan gemotiveerd en beargumenteerd om heroverweging van het advies vragen. Deze heroverweging kan leiden tot handhaving of tot aanpassing van het advies. Indien een minister dan nog niet instemt met het advies, neemt hij contact op met de voorzitter van het Kapittel. Als laatste mogelijkheid kan de minister een beslissing vragen aan de ministerraad. Deze besluit dan over de voordracht.

Over de uiteindelijke beslissing licht de minister de betrokken commissaris van de Koningin en de burgemeester in. De burgemeester zorgt ervoor dat de voorsteller van de uitslag op de hoogte wordt gesteld.

Indien de minister die het aangaat een positieve beslissing over het voorstel heeft genomen, doet hij H.M. de Koningin de voordracht voor decoratie toekomen, vergezeld van het ontwerp-koninklijk besluit.