Kanselarij der Nederlandse Orden

Het grootste deel van de werkzaamheden van de Kanselarij betreft het proces van de Koninklijke onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw. Het proces start met voordrachten vanuit de samenleving die ingediend worden bij de woongemeente van de kandidaat. Via de advies- en besluitprocedure leidt dit uiteindelijk tot de ondertekening van het Koninklijk Besluit door Zijne Majesteit de Koning. In 2024 werden er 4.367 onderscheidingen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw uitgereikt. Na overlijden van een gedecoreerde worden nabestaanden in de gelegenheid gesteld het versiersel in bruikleen te houden of terug te sturen naar de Kanselarij.

(Tekst loopt door onder afbeelding)

Informatievoorziening en automatisering

ICT

Voor de verwerking van Koninklijke onderscheidingen werkt de Kanselarij met het ICT-systeem LINT. Op dit ketensysteem zijn naast de Kanselarij ook de gemeenten, provincies, de eilanden in het Caribisch deel van het Koninkrijk en de ministeries aangesloten. Het systeem is in 2024 zonder noemenswaardige storingen operationeel geweest. Wel zijn verschillende wijzigingen doorgevoerd om het systeem nog beter en veiliger te laten functioneren. Ook zijn er acties uitgevoerd om de kwaliteit van de gegevens in LINT te verbeteren. In 2024 zijn alle oude oorkondeprinters vervangen door het nieuwe model.

In 2024 heeft de Kanselarij last gehad van instabiliteit in de verbindingen. Dit wordt veroorzaakt door de (oude) bekabeling in het kantoor. De Kanselarij heeft onderzocht hoe de stabiliteit van het netwerk kan worden verbeterd zonder ingrijpende bouwkundige aanpassingen. In 2025 zal de lokale infrastructuur van het netwerk worden aangepast om de digitale werkplekken in het pand weer optimaal te laten functioneren. Verschillende voorbereidende werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld de vervanging van de actieve netwerkcomponenten in de serverruimte, hebben inmiddels plaatsgevonden.

Open op Orde

'Open op Orde' is een rijksbreed project met als doel om de informatiehuishouding van de Rijksoverheid te verbeteren en transparanter te maken.

De Kanselarij heeft de verschillende activiteiten om de informatiehuishouding op orde te krijgen en te houden verankerd in de nieuwe organisatiestructuur. Taken en  verantwoordelijkheden zijn toebedeeld en er is juridische capaciteit aangetrokken om goed te kunnen reageren op informatieverzoeken en om de goede werking van de informatiehuishouding te bewaken.

In 2024 zijn verschillende applicaties opgeschoond en zijn doublures van documenten beoordeeld en verwijderd. Privacygevoelige informatie is verplaatst naar het informatiesysteem waar het thuishoort of verwijderd. Afronding van deze activiteit vraagt in 2025 nog aandacht.

Informatiebeveiliging en privacy

Er zijn in 2024 geen noemenswaardige veiligheidsincidenten geweest. Wel is er sprake geweest van een korte onderbreking in de beschikbaarheid van de systemen, maar dit kon snel worden opgelost. In 2024 is het datalekprotocol van de Kanselarij herzien. Daarbij zijn taken en verantwoordelijkheden herschikt om aan te blijven sluiten op de eind 2023 aangepaste organisatie.

Op verschillende punten zijn de informatiebeveiligingsmaatregelen aangescherpt. Twee-factorauthenticatie is breder ingezet dan alleen de toegang tot het systeem LINT. Er zijn strengere eisen aan nieuwe gebruikersaccounts gesteld voor LINT en er zijn maatregelen genomen om ook bij calamiteiten weer snel over het systeem en de data te kunnen beschikken.

Er zijn in 2024 geen datalekken gemeld bij de Functionaris voor de Gegevensbescherming.

Archief

De Kanselarij heeft in 2024 fysieke dossierstukken uit de periode 1995-2015 aan het Nationaal Archief overgedragen. Deze overdracht vraagt ook in 2025 nog om inzet.

Bedrijfsvoering

Organisatie en personele ontwikkelingen

Er zijn in 2024 drie nieuwe medewerkers aangenomen: twee bij de afdeling decoraties & advies en één bij de afdeling bedrijfsvoering. De twee nieuwe medewerkers bij de afdeling decoraties & advies vervingen twee vertrekkende medewerkers. De nieuwe medewerker bij de afdeling bedrijfsvoering was al enige tijd werkzaam bij de Kanselarij als uitzendkracht.

Met het oog op een snel veranderende en krapper wordende arbeidsmarkt is er een rijksbreed uitgangspunt dat permanent leren en ontwikkelen een noodzaak is en dat medewerkers inzetbaar zijn en blijven. Mede daarom is in 2024 een eigen opleidingsbeleid voor de Kanselarij uitgewerkt. Dit beleid is met de medewerkers besproken en vervolgens vastgesteld.

Een werkgroep duurzaamheid ging van start met de opdracht van het Management Team om een aantal ‘quick wins’ te benoemen en uit te werken waarmee de ecologische voetafdruk van de Kanselarij verkleind kan worden. De werkgroep stelde een uitgebreide lijst met suggesties op. Een deel van die suggesties werd samen met een duurzaamheidsadviseur van de Gemeente ’s-Gravenhage onderzocht. Ook werd een groot deel van de suggesties geïmplementeerd. De suggesties die meer tijd vragen, zullen in 2025 stapsgewijs door de werkgroep worden uitgewerkt.

De Kanselarij heeft in 2024 met hulp van Organisatie & Personeel Rijk (O&P Rijk) een Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uitgevoerd. Een RI&E is een verplicht document dat elke organisatie moet hebben om de gezondheids- en veiligheidsrisico's in kaart te brengen en te evalueren. Op basis van de bevindingen in de RI&E zal in 2025 een plan van aanpak volgen dat met de medewerkers zal worden besproken.

Er zijn geen meldingen gedaan bij de externe vertrouwenspersoon.

Onderscheidingenbeheer en inkoop

De Kanselarij koopt jaarlijks Koninklijke onderscheidingen, overige medailles (zie overige onderscheidingen) en toebehoren zoals jaartekens, batons, etuis, miniaturen, linten in bij de Koninklijke Nederlandse Munt te Houten. Daarnaast vraagt de Kanselarij de grootmodelversierselen in de Orde van Oranje-Nassau en de Orde van de Nederlandse Leeuw na het overlijden van een gedecoreerde op bij de erfgenamen.

De geretourneerde versierselen worden kwalitatief gekeurd door de beheerder versierselen. Wanneer ze nog in goede conditie zijn, worden ze vervolgens voor restauratie aangeboden aan de producent. Als de conditie dermate verslechterd is dat ze niet te restaureren zijn, dan kunnen de omgesmolten edelmetalen, na zuivering, voor een deel opnieuw worden gebruikt.

De Kanselarij startte in 2023 met een Europese aanbesteding voor de levering van Koninklijke onderscheidingen. Dit gebeurde onder begeleiding van de Rijksinkoopsamenwerking. Deze aanbesteding is in 2024 afgerond met een getekende overeenkomst voor twee jaar met de Koninklijke Nederlandse Munt met de mogelijkheid om de overeenkomst vier keer met twee jaar te verlengen.

Verder zijn er in 2024 meerjarige overeenkomsten getekend voor enerzijds het facilitair drukwerk en anderzijds de vervaardiging van oorkonden.

Overige onderscheidingen

De Kanselarij der Nederlandse Orden is behalve voor de Nederlandse Ridderorden en de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon ook verantwoordelijk voor het beheer en de uitgifte van diverse andere onderscheidingen.

In 2024 zijn de volgende onderscheidingen verstrekt:

• 3.300 medailles en batons voor trouwe en langdurige dienst voor de Nederlandse Politie
• 554 Vrijwilligersmedailles Openbare Orde en Veiligheid en 1.069 bij deze medaille behorende jaartekens
• één Erepenning voor Verdiensten jegens Openbare Verzamelingen (de Museumpenning)
• 140 Herinneringsmedailles Buitenlandse Bezoeken

Begrotingsbeheer, financieel beheer, materiële bedrijfsvoering en rechtmatigheid

De Accountsdienst van het Rijk heeft geen overschrijdingen, onrechtmatigheden of bijzonderheden gerapporteerd over het jaar 2024 en heeft een goedkeurende verklaring afgegeven. De begroting van de Kanselarij valt onder artikel IIB van de Rijksbegroting (overige Hoge Colleges van Staat en Kabinetten van de Gouverneurs).

Gebouwbeheer

De Kanselarij is gevestigd in een historisch pand aan de Nassaulaan in Den Haag. Dit gebouw heeft blijvend onderhoud nodig. In 2024 is een hardnekkige lekkage van de schouw in de Kapittelzaal na vele inspectiebezoeken definitief gerepareerd.

Door het Rijksvastgoedbedrijf werd een aanbesteding opgestart om een leverancier te selecteren voor een integraal duurzaamheidsonderzoek op maat voor een aantal monumentale gebouwen, waaronder het gebouw waar de Kanselarij is gevestigd. De leverancier die de aanbesteding wint, zal in 2025 het integraal duurzaamheidsonderzoek uitvoeren dat investeringen voor zowel de korte termijn als de lange termijn zal behelzen.

Bedrijfshulpverlening

In 2024 nam één lid van het team bedrijfshulpverlening (BHV) afscheid van de Kanselarij. Eén nieuw personeelslid werd toegevoegd aan het BHV-team en zij volgde daarvoor de basiscursus. Twee zittende leden volgden de verplichte basiscursus en drie andere leden volgden de verplichte herhalingen als allrounders. De ploegleider volgde de verplichte herhalingscursus voor ploegleiders. Verder hebben er in 2024 twee ontruimingsoefeningen plaatsgevonden.

Er werd in 2024 een nieuw onderhoudscontract voor de AED afgesloten. Dit loopt tot 1 februari 2028. De nieuwe medewerkers kregen voorlichting over het bhv-team, de vluchtroutes en de locatie van de AED. Er was in 2024 op alle werkdagen iemand van het BHV-team aanwezig.

Staatsbezoeken

Staatsbezoeken hebben in het diplomatieke verkeer een bijzondere functie en waarde. De uitwisseling van (veelal hoge) onderscheidingen bij staatsbezoeken kan hier deel van uitmaken. Bij het toekennen van onderscheidingen bij staatsbezoeken gaat het om het uitdrukken van wederzijds respect en het versterken en bekrachtigen van de relaties tussen beide landen. In 2024 heeft de Kanselarij ondersteund bij de uitwisseling van decoraties bij één inkomend staatsbezoek, te weten die van het koningspaar van Spanje.

Decoraties en Advies

Decoratiestelsel en besluit draagvolgorde onderscheidingen

De Kanselier der Nederlandse Orden heeft onder meer als taak ”het onder de aandacht van de Minister van Binnenlandse Zaken brengen van die aangelegenheden, welke hij in het belang van meer bedoelde onderscheidingen nodig acht, terwijl hij daarbij tevens van zijn oordeel dienaangaande doet blijken”. In dit kader heeft de Kanselier de afgelopen jaren aandacht gevraagd bij verschillende bewindspersonen tot het instellen van een medaille voor hulpverlening en bijstand bij crisis rampen en grootschalige incidenten. Deze medaille is op 1 juli 2024 bij Koninklijk Besluit ingesteld.

Ook heeft de Kanselier als taak ”zijne medewerking te verleenen bij de behartiging van de belangen van de Nederlandsche onderscheidingen, voor zoover deze zijn of zullen worden ingesteld bij de Wet, bij Koninklijk Besluit of bij Beschikking van een der Hoofden van Departementen van Algemeen Bestuur”. In dit kader heeft de Kanselier een brief geschreven aan de minister van Justitie en Veiligheid met een advies over een herijking en een update van het beleid rondom de toekenning van de Vrijwilligersmedaille Openbare Orde en Veiligheid.

In 2024 zijn er geen wijzigingen aangebracht aan het Besluit draagvolgorde onderscheidingen. Het huidige besluit - met informatie over de volgorde waarin onderscheidingen naast elkaar gedragen mogen worden en een uitgebreide toelichting - is op 15 november 2023 gepubliceerd in de Staatscourant.

Samenwerking met gemeenten en provincies

Een voorstel voor een Koninklijke onderscheiding moet een goed beeld geven van de verdiensten van een kandidaat voor een Koninklijke onderscheidingen. In overleg met de voorsteller stelt een gemeentemedewerker een dossier samen. Nadat de burgemeester zijn of haar advies heeft uitgebracht over de orde, de graad en de uitreikingsdatum, komt het dossier terecht bij de provincie. Daar wordt onderzocht of het dossier compleet en correct is en wordt ook door de commissaris van de Koning een advies gegeven. Daarna komt het dossier bij de Kanselarij der Nederlandse Orden. Daar wordt het dossier voorbereid voor advisering door het Kapittel voor de Civiele Orden.

In samenwerking met VNG Connect (het opleidingscentrum van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten) heeft de Kanselarij in 2024 een basistraining gecreëerd voor beginnende kabinetsmedewerkers van gemeenten. Het doel van de training is om de gemeentemedewerkers de handvatten te bieden om in samenwerking met de voorsteller een goed decoratievoorstel samen te stellen en om de burgemeester te ondersteunen bij het schrijven van diens decoratieadvies. De pilot van die training in het najaar van 2024 werd door de deelnemers heel hoog beoordeeld. De training wordt in 2025 drie keer herhaald. Daarmee bereikt de Kanselarij al 48 gemeenten.

Een ander middel in de samenwerking met provincies en gemeenten is de Nieuwsbrief voor Kabinetsmedewerkers. Deze verschijnt sinds 2021 twee keer per jaar en biedt tips, verdiepende artikelen en best practices uit het land voor het werken met Koninklijke onderscheidingen. In de tweede nieuwsbrief van 2024 stond een link naar een korte enquête. De resultaten lieten zien dat veel gemeentemedewerkers de nieuwsbrief hoog waarderen en goed lezen.

De provinciemedewerkers die zich bezighouden met Koninklijke onderscheidingen worden sinds 2022 ondersteund door een accounthouder van de afdeling Decoraties & Advies. De accounthouder fungeert als vraagbaak en ondersteunt de provinciemedewerker bij knelpunten in de advisering vanuit de gemeenten. In 2024 hebben de accounthouders in diverse provincies trainingen gegeven aan kabinetsmedewerkers en voorlichtingsbijeenkomsten bijgewoond. Ook zijn er voor steeds meer provincies online spreekuren. Het doel van het spreekuur is om gemeentemedewerkers de mogelijkheid te geven vragen te stellen en om dillema’s ten aanzien van voordrachten te bespreken. Het streven is om ook op deze manier de kabinetsmedewerkers te helpen met het samenstellen van de dossiers. Daarnaast hoopt de Kanselarij meer binding met de kabinetsmedewerkers van de gemeenten te krijgen en om meer inzicht te krijgen met welke problemen de kabinetsmedewerkers van de gemeenten worden geconfronteerd.

Bijeenkomsten

In aanvulling op de voorlichtingsbijeenkomsten door het Kapittel voor de Civiele Orden organiseert de Kanselarij regelmatig bijeenkomsten over het decoratiestelsel, bijvoorbeeld voor bestuurders en medewerkers van gemeenten en provincies. Daarnaast zijn medewerkers van de Kanselarij weleens te gast bij evenementen van organisaties om voorlichting te geven over het decoratiestelsel. In 2024 ging het onder meer om de volgende bijeenkomsten:

• een training voor de kabinetsmedewerkers van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
• een bijeenkomst met de kabinetsmedewerkers van de commissarissen van de Koning
• een bijeenkomst met de medewerkers van de commissaris van de Koning van de provincie Groningen
• een overleg met het bestuur van de Koninklijke Vereniging van Leden der Nederlandse Ridderorden

Werkbezoek aan de Grande Chancellerie in Parijs

In maart 2025 bracht een afvaardiging van het Management Team van de Kanselarij een werkbezoek aan de Grande Chancellerie in Parijs. De Grande Chancellerie is niet alleen verantwoordelijk voor het Franse decoratiestelsel maar ook voor het Museum van de Légion d’Honneur en voor de Maison d’éducation, een eliteschool voor dochters van orderidders die meer dan 200 jaar geleden gesticht is door Napoleon. Het doel van het werkbezoek was om ons te laten informeren over de bijzonderheden van het Franse decoratiestelsel en over juridische en administratieve aangelegenheden. Opvallende onderwerpen die ter sprake kwamen, waren onder meer:

• het gebruik in Frankrijk dat een gedecoreerde zelf verantwoordelijk is voor de organisatie van de uitreiking van zijn of haar onderscheiding in een staatsorde en de aanschaf van de versierselen
• het Franse systeem lijkt een meer elitair karakter te hebben en het is niet gebruikelijk om vrijwilligerswerk te waarderen met een staatsonderscheiding, zoals dat in Nederland wel het geval is
• de procedure van een staatsonderscheiding lijkt veel overeenkomsten te hebben met hoe het ging in Nederland tot de stelselwijziging in 1994
• de Grande Chancellerie hanteert een andere interpretatie van de Algemene verordening gegevensbescherming en er worden van gedecoreerden en van mensen die zijn voorgedragen veel meer gegevens bewaard dan in Nederland. Ook hebben zij een openbaar register van gedecoreerden

Wet open overheid

Veel informatie over de Kanselarij is te vinden op de website www.lintjes.nl. Ook de vastgestelde jaarverslagen worden elk jaar op deze website opgenomen en zijn voor iedereen beschikbaar.

Op grond van de Wet open overheid (Woo) kan iedereen een verzoek om informatie doen zonder dat uitgelegd hoeft te worden waarom deze informatie gewenst is. In 2024 zijn er zes Woo-verzoeken bij de Kanselarij binnengekomen en afgehandeld. Daarbij beantwoordt de Woo-coördinator op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze vragen over de beschikbaarheid van bestuurlijke documenten met publieke informatie. Drie verzoeken hadden betrekking op het werk van de Kanselarij. Deze verzoeken zijn informeel binnen de wettelijke danwel met de verzoeker afgesproken termijnen afgehandeld. De drie andere verzoeken hadden betrekking op het werk van het Kapittel voor de Civiele Orden (zie jaarverslag Kapittel voor de Civiele Orden).

Er zijn in het verslagjaar geen bezwaren, ingebrekestellingen of verzoeken om een voorlopige voorziening ingediend die betrekking hebben op de verzoeken aan de Kanselarij der Nederlandse Orden.

De Woo verplicht de Kanselarij bepaalde informatiecategorieën actief openbaar te maken. Deze verplichte informatiecategorieën zijn beschreven in artikel 3.3 van de Woo. De openbaarmaking van deze categorieën wordt gefaseerd ingevoerd. In het komende verslagjaar legt de Kanselarij de focus op het verder actief openbaar maken van documenten van de nog in werking te treden informatiecategorieën.

Communicatie en voorlichting

Algemene gelegenheid

Het zwaartepunt van de communicatie en voorlichting ligt jaarlijks rond de Algemene Gelegenheid, op de laatste werkdag voor de verjaardag van Zijne Majesteit de Koning. De aandacht in de pers en de media gaat daarbij – zoals het hoort – voornamelijk uit naar de vele gedecoreerden. Er waren in 2024 bijna 800 perspublicaties en radio- en televisie-uitzendingen. Ter vergelijking: in 2023 waren dat er ruim 500 perspublicaties en in 2022 ruim 600. Sinds 2023 verschijnen de meeste dagbladen niet meer op Koningsdag. Daardoor waren de meeste publicaties over de Algemene Gelegenheid online.

Website en sociale media

Online communicatie is de belangrijkste vorm van voorlichting over de Koninklijke onderscheidingen. De website van de Kanselarij lintjes.nl had in 2024 230.392 bezoekers en 677.052 paginaweergaven. Ter vergelijking: in 2023 ging het om 218.812 bezoekers en 683.645 paginaweergaven en in 2022 om 208.828 bezoekers en 771.372 paginaweergaven. Op de dag van de lintjesregen waren er meer dan 47.041 unieke bezoekers aan de website. Dat was een record.  

De accounts van de Kanselarij op LinkedIn, Instagram en Facebook krijgen sinds 2023 iedere week een nieuwe bijdrage. De inspiratie hiervoor wordt niet alleen gehaald uit de vele verhalen die schuilgaan achter de toegekende Koninklijke onderscheidingen en vaak een link hebben met actuele gebeurtenissen of bijzondere dagen in het jaar, maar ook uit de rijke geschiedenis van het Nederlandse decoratiestelsel. Met name op LinkedIn stijgt het aantal volgers snel. In 2024 werd de grens van 2.500 overschreden. Aan het begin van het jaar waren dat er ongeveer 1.000.

Open Monumentendag

Voor de Open Monumentendag 2024 op zaterdag 14 september was de Kanselarij zoals gebruikelijk te gast bij het Kabinet van de Koning. Het thema van de dag was ‘Routes, netwerken en verbindingen’. De Kanselarij vertaalde dat thema met een kleine tentoonstelling waarbij van iedere Koning of Koningin sinds de stichting van het Koninkrijk der Nederlanden een Koninklijk Besluit voor de toekenning van een Koninklijke onderscheiding werd getoond. Daarnaast werd de betreffende historische onderscheiding getoond. Voor de tentoonstelling waren vooral de woorden netwerken en verbindingen relevant. We lieten de verbindingen tussen verleden en heden zien. Voor de tentoonstelling zelf hebben we een netwerk geactiveerd door niet alleen samen te werken met het Kabinet van de Koning, maar ook met het Nationaal Archief en Paleis Het Loo. De laatste twee partijen werkten kosteloos mee aan een aantal bruiklenen om deze tentoonstelling mogelijk te maken. De publieke belangstelling was enorm met bijna 1000 bezoekers en ook vanuit de pers was er belangstelling.

Nationale Heldendag

Als onderdeel van het Platform Heldenwaardering is de Kanselarij der Nederlandse Orden nauw betrokken bij de organisatie van de jaarlijkse Nationale Heldendag. In het kader van de Nationale Heldendag op vrijdag 24 november 2023 heeft het televisieprogramma Tijd voor MAX in samenwerking met het Platform Heldenwaardering een aantal helden in het zonnetje gezet. Onder hen was Ronnie Peels uit Landgraaf. Hij had eerder in het jaar een vrouw en haar zoon uit een brandende woning gered. Hij kreeg hiervoor de Erepenning voor Menslievend Hulpbetoon in brons uitgereikt.